IHR MEETING / IHRE VIDEO- UND TELEFONKONFERENZ BEI UNS
IHR MEETING / IHRE VIDEO- UND TELEFONKONFERENZ BEI UNS
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Was ist ein Meeting / eine Video- und Telefonkonferenz?
Ein Meeting ist eine formelle oder informelle Zusammenkunft von Personen, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen oder Projekte zu planen. Meetings können in verschiedenen Formaten und Größen stattfinden, von kleinen Teamsitzungen bis hin zu großen Konferenzen. Eine Telefon-/Videokonferenz ist ein Meeting unter Einsatz von technischen Hilfsmitteln, die das Zusammenschalten von Team-Mitgliedern erlaubt, die nicht vor Ort sind.
Wie kann ein Meeting / eine Telefon- und Videokonferenz umgesetzt werden?
Durch die richtige Kombination von klaren Zielen, geeigneter Ausstattung, idealen Räumlichkeiten und passenden Bestuhlungsformen lässt sich die Effizienz und Produktivität von Meetings erheblich steigern.
Technische Ausstattung
- Projektor/Beamer oder großer Bildschirm oder eine Leinwand: Zum Anzeigen von Präsentation.
- Laserpointer oder Präsentationsfernbedienung: Als Präsentationshilfe zum Anzeigen der Information auf der Leinwand.
- Telefon- & Videokonferenzsystem: Telefonanlagen und Videokameras für Meetings mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten.
- Audioanlage: Mikrofone und Lautsprecher, besonders in großen Räumen.
- WLAN-Zugang: Für die Internetverbindung der Teilnehmer.
Location
- Größe und Schnitt: Der Raum sollte ausreichend Platz für alle Teilnehmer bieten ohne überfüllt zu wirken.
- Beleuchtung: Gute Beleuchtung, die anpassbar ist und ausreichend Helligkeit erzeugt. Ausreichend Tageslicht und die Möglichkeit die Räume bei Bedarf abzudunkeln.
- Belüftung und Klimatisierung: Ein angenehmes Raumklima für Konzentration und die Produktivität.
- Akustik: Gute Akustik, damit alle Teilnehmer problemlos hören und sprechen können.
- Flexibilität: Der Raum sollte an verschiedene Bestuhlungsformen und Meetingarten anpassbar sein. Idealerweise können die die Räume mit mobilen Trennwänden die Größe und Anzahl des Raums anpassen.
- Technische Infrastruktur: Ausreichend Stromanschlüsse.
- Lage und Zugang: Zentrale Lage mit guter Erreichbarkeit und barrierefreiem Zugang.
Mobiliar und Deko
- Whiteboard/Flipchart: Für spontane Notizen und Diagramme.
- Marker und Tafelwischer: Für das Whiteboard.
- Moderationskoffer: ein vollständig ausgestattetes Moderations-Kit mit Post-Its, Aufklebers, Stiften und weiteren Materialien.
Passende Bestuhlung
- U-Form: Mit Tischen, ideal für Interaktionen und Gespräche, da alle Teilnehmer sich sehen können.
- Block-Form: Eine große, rechteckige Tischanordnung, gut für Teamarbeit und Diskussionen in mittelgroßen Gruppen.
- Kreisform: Stühle im Kreis ohne Tische, fördert die Interaktion und ist gut für die Durchführung von Kreativitätstechniken.